Diese Erklärung beschreibt, wie AI KOSMO SRL die von Ihnen bereitgestellten oder anderweitig über die Website www.aikosmo.com (die "Website") übermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet. Unser Engagement ist es, maximale Transparenz zu gewährleisten und Ihre Rechte in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2016/679 ("DSGVO") und dem Gesetzesdekret 196/2003, in der Fassung des Gesetzesdekrets 101/2018 ("Datenschutzgesetzbuch"), zu schützen. Die vom Verantwortlichen durchgeführten Verarbeitungen basieren auf den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz, Zweck- und Speicherbegrenzung, Datenminimierung, Richtigkeit, Integrität und Vertraulichkeit.

1. 1. VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG. Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist AI KOSMO SRL, mit Sitz in via Monte Mulat, 38 – 38037 Predazzo (TN), USt-IdNr. 02754510226 (im Folgenden der "Verantwortliche").

2. GEGENSTAND DER VERARBEITUNG BETROFFENE PERSONENBEZOGENE DATEN. Der Verantwortliche verarbeitet die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

Vom Nutzer freiwillig bereitgestellte Daten:

• Demo-Buchungsformular: Name, Nachname, Name des Hotels, Website des Hotels, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
• Anruf-Buchungsformular: Name, E-Mail-Adresse und alle anderen Informationen, die im Buchungsformular zur Organisation des Treffens abgefragt werden;
• Kontaktformular: Name, Nachname, Name des Hotels, Website des Hotels, E-Mail-Adresse;
• Kontakt über WhatsApp: Telefonnummer und alle anderen Informationen, die der Nutzer im Laufe der Konversation teilen möchte;
• Interaktion mit dem Intelligenten Chatbot "KOSMO": Text der Konversationen, gestellte Fragen und Informationen, die der Nutzer während der Interaktion mit dem virtuellen Assistenten freiwillig bereitstellt. Der Intelligente Chatbot ermöglicht es Ihnen, Informationsanfragen bezüglich der auf der Website angebotenen Dienste zu formulieren und Antworten zu erhalten, die auf der Grundlage der dort verfügbaren Informationen generiert werden. Die Interaktion erfolgt zunächst über ein LLM-Künstliche-Intelligenz-System; jedoch ist ein Eingriff des Personals des Verantwortlichen vorgesehen, falls Sie dies explizit wünschen oder falls der Intelligente Chatbot keine erschöpfenden Antworten liefern kann. Wir bitten Sie, während der Interaktion mit dem Intelligenten Chatbot keine eigenen oder fremden personenbezogenen Daten einzugeben, es sei denn, dies ist zur Bearbeitung der Anfrage unbedingt erforderlich.
• An die auf der Website vorhandenen Kontaktadressen.

Sollten Sie bei der Nutzung der Website personenbezogene Daten Dritter bereitstellen, müssen Sie sicherstellen, dass die Verarbeitung auf einer geeigneten Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 der Verordnung beruht, die die Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten legitimiert.

Navigationsdaten: Die Computersysteme und Softwareverfahren, die für den Betrieb dieser Website verwendet werden, erfassen im Rahmen ihres normalen Betriebs einige personenbezogene Daten, deren Übermittlung bei der Verwendung von Internet-Kommunikationsprotokollen implizit ist. Es handelt sich um Informationen, die nicht gesammelt werden, um identifizierten Interessenten zugeordnet zu werden, die aber aufgrund ihrer Beschaffenheit durch Verarbeitung und Verknüpfung mit Daten im Besitz Dritter die Identifizierung der Nutzer ermöglichen könnten. Zu dieser Datenkategorie gehören IP-Adressen, Domain-Namen der vom Nutzer verwendeten Computer, URI-Adressen (Uniform Resource Identifier) der angeforderten Ressourcen, der Zeitpunkt der Anfrage sowie andere Parameter, die das Betriebssystem und die Computerumgebung des Nutzers betreffen. Diese Daten werden ausschließlich verwendet, um anonyme statistische Informationen über die Nutzung der Website zu erhalten, deren korrekte Funktion zu überprüfen und Anomalien und/oder Missbrauch zu identifizieren, und werden unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht. Die Daten könnten zur Feststellung der Verantwortlichkeit im Falle hypothetischer Computerstraftaten zum Schaden von AI KOSMO SRL oder Dritten verwendet werden.

Cookies und andere Tracking-Systeme: Die Website verwendet technische, analytische und Profiling-Cookies. Detaillierte Informationen über die Art und den Zweck der verwendeten Cookies finden Sie in der entsprechenden Cookie-Richtlinie, die diese Erklärung ergänzt.(Im Folgenden die "personenbezogenen Daten")

3. ZWECKE DER VERARBEITUNG, RECHTSGRUNDLAGEN UND SPEICHERFRISTEN. Die personenbezogenen Daten werden zu den folgenden Zwecken, auf der Grundlage der folgenden Rechtmäßigkeitsbedingungen, verarbeitet und für den nachstehend angegebenen Zeitraum gespeichert:

a) Verwaltung von Kontaktanfragen, Demo-Buchung und Anruf-Buchung

• Verarbeitete Daten: Identifizierungs- und Kontaktdaten, die über Formulare, WhatsApp oder Calendly bereitgestellt wurden.
• Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die von der betroffenen Person angefordert wurden.
• Speicherfrist: Zeit, die zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist, und, im Falle einer Dienstanfrage, maximal 24 Monate.

b) Bereitstellung des Support- und Navigationsdienstes über den Chatbot "KOSMO"

• Verarbeitete Daten: Identifizierungs- und Kontaktdaten, Inhalt der Konversationen.
• Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher/vertraglicher Maßnahmen (wie im Dokument angegeben).
• Speicherfrist: Zeit, die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.

c) Training von Algorithmen der Künstlichen Intelligenz

• Verarbeitete Daten: Inhalt der Konversationen, Navigationsdaten und andere gesammelte Informationen.
• Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Verbesserung der KI-Dienste.
• Speicherfrist: Zeit, die zur Verbesserung des Dienstes unbedingt erforderlich ist; danach werden die Daten so bald wie technisch möglich aggregiert und anonymisiert.

d) Soft spam

• Verarbeitete Daten: Kontaktdaten (E-Mail, Telefon).
• Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen und Art. 130, Absatz 4, Datenschutzgesetzbuch.
• Speicherfrist: Bis zur Ausübung des Opt-out, maximal jedoch 24 Monate.

e) Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer und steuerlicher Pflichten

• Verarbeitete Daten: Persönliche, Kontakt- und Steuerdaten.
• Rechtsgrundlage: Gesetzliche Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt.
• Speicherfrist: Gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen (z. B. 10 Jahre für buchhalterische Pflichten) und für eine eventuelle gerichtliche Verteidigung.

f) Sicherheit und korrekte Funktion der Website

• Verarbeitete Daten: Navigationsdaten (z. B. IP-Adressen).
• Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen am Schutz des Unternehmensvermögens und der Sicherheit der Website und der Nutzer.
• Speicherfrist: Für die zur Erreichung des Zwecks erforderliche Zeit.

Für weitere Informationen bezüglich der Speicherfristen der personenbezogenen Daten und der Kriterien, die zur Bestimmung dieser Fristen verwendet werden, wenden Sie sich bitte an die Adresse: daniele@aikosmo.com.

4. VERARBEITUNGSMODALITÄTEN UND SICHERHEITSMASSNAHMEN. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt mittels manueller, elektronischer und telematischer Werkzeuge, mit einer Logik, die streng mit den angegebenen Zwecken verbunden ist, und in jedem Fall so, dass die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet ist. In Übereinstimmung mit den Grundsätzen des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO) und den Sicherheitsverpflichtungen (Art. 32 DSGVO) ergreift der Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Diese Maßnahmen umfassen gegebenenfalls die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten.

5. EMPFÄNGER UND ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger übermittelt werden:

• Zur Verarbeitung befugte Personen gemäß Art. 29 DSGVO im Rahmen ihrer Aufgaben, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer entsprechenden gesetzlichen Geheimhaltungspflicht unterliegen (z. B. Mitarbeiter, Angestellte);

• Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen und aufgrund eines Vertrages mit diesem verarbeiten, wie zum Beispiel (i) Anbieter von Hosting-Diensten, IT-Wartung, Terminplanungsplattformen (z. B. Calendly), Kommunikationsplattformen (z. B. WhatsApp) und Anbieter von Plattformen für Künstliche Intelligenz;

• Unabhängige Verantwortliche, wie Unternehmen und Fachleute für die administrative und rechtliche Verwaltung;

• Personen, Stellen oder Behörden, denen Ihre personenbezogenen Daten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder behördlicher Anordnungen mitgeteilt werden müssen.

Einige Ihrer personenbezogenen Daten werden an Empfänger weitergegeben, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden könnten, insbesondere in die Vereinigten Staaten. In diesem Fall stellt der Verantwortliche sicher, dass die Übermittlung in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen (Art. 44 ff. DSGVO) erfolgt, indem er gegebenenfalls Vereinbarungen abschließt, die ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten und/oder die von der Europäischen Kommission vorgesehenen Standardvertragsklauseln annimmt oder die Einhaltung von Zertifizierungsmechanismen wie dem Data Privacy Framework durch den Anbieter überprüft. Für weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung durch Dritte und der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an die Adresse: daniele@aikosmo.com.

6. IHRE RECHTE Als betroffene Person können Sie jederzeit die in den Artikeln 15-22 der DSGVO vorgesehenen Rechte ausüben, insbesondere:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Die Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht, und in diesem Fall Zugang zu den Daten und Informationen über die Verarbeitung zu erhalten;

• Recht auf Berichtigung (Art. 16): Die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu erhalten. Speziell in Bezug auf KI-Systeme stellt der Verantwortliche Werkzeuge zur Verfügung, um die Berichtigung von Daten, die bei der Generierung von Inhalten unrichtig verarbeitet wurden, zu beantragen und zu erhalten;

• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden", Art. 17): Die Löschung personenbezogener Daten zu erhalten, sofern dies technisch möglich ist und eine der in der Norm vorgesehenen Bedingungen erfüllt ist;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Die Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen zu erhalten;
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten;
• Widerspruchsrecht (Art. 21): Jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten für Direktmarketingzwecke und gegen Verarbeitungen, die auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruhen, wie das Training von Algorithmen, Widerspruch einzulegen.

Anfragen können an den Verantwortlichen unter der Adresse: daniele@aikosmo.com gerichtet werden. In jedem Fall haben Sie immer das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Italien: Garante per la Protezione dei Dati Personali) gemäß Art. 77 der Verordnung einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die geltenden Datenschutzbestimmungen verstößt. Wir informieren Sie außerdem darüber, dass Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit für alle weiteren Verarbeitungen, die zur Erbringung der Dienstleistungen nicht erforderlich sind, widerrufen können. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, das Opt-out bezüglich des Erhalts von Werbemitteilungen auszuüben, indem Sie auf den Abmeldelink am Ende jeder unserer E-Mails klicken oder eine E-Mail an die Adresse: daniele@aikosmo.com senden. Es ist jedoch hervorzuheben, dass der Widerruf Ihrer Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt, wie in Art. 7 Abs. 3 der Verordnung vorgesehen.

7. NUTZUNG VON SYSTEMEN DER KÜNSTLICHEN INTELLIGENZ. Der Chatbot-Dienst KOSMO nutzt Technologien der Künstlichen Intelligenz, insbesondere LLM. Im Einklang mit den in der europäischen AI ACT, der DSGVO und dem nationalen Gesetz L. 132/2025 verankerten Transparenzprinzipien möchten wir Ihnen folgende Informationen zukommen lassen:

• Transparenzpflicht: Wir informieren Sie darüber, dass Sie mit einem System interagieren, das KI-Komponenten verwendet. Dieses System wurde entwickelt, um das Personal von AIKOSMO bei der Interpretation und Weiterleitung Ihrer Anfragen zu unterstützen.

• Funktionsweise und Logik des Systems: Das KI-System analysiert den Text Ihrer Anfragen, um deren Inhalt und Zweck zu verstehen und sie an die zuständige Abteilung weiterzuleiten.

• Menschliche Aufsicht und Fehlen automatisierter Entscheidungen: Wir garantieren Ihnen, dass das KI-System als Unterstützungswerkzeug für unser Personal fungiert. Es werden keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (im Sinne von Art. 22 der DSGVO), ausschließlich automatisiert getroffen. Jede komplexe Anfrage, Belastung oder relevante Entscheidung unterliegt der Überprüfung und Validierung durch einen menschlichen Bediener.

• Korrektheit und Nichtdiskriminierung: Die KI-Systeme wurden entwickelt und werden regelmäßig überwacht, um das Risiko von Fehlern und diskriminierenden Auswirkungen zu minimieren, im Einklang mit den besten Praktiken und den gesetzlichen Anforderungen.

8. ÄNDERUNGEN. AI KOSMO SRL behält sich das Recht vor, den Inhalt dieser Erklärung zu ändern oder einfach zu aktualisieren, auch aufgrund von Änderungen der geltenden Gesetzgebung. Sie werden über diese Änderungen durch deren Veröffentlichung auf der Website informiert. AI KOSMO SRL lädt Sie daher ein, diesen Abschnitt regelmäßig zu besuchen, um die neueste und aktualisierte Version der Datenschutzerklärung einzusehen.

Datum der letzten Aktualisierung: November 2025