La presente informativa descrive le modalità con cui AI KOSMO SRL tratta i dati personali da lei forniti o altrimenti da lei trasmessi attraverso il sito web www.aikosmo.com (il “Sito”). Il nostro impegno è garantire la massima trasparenza e tutelare i Suoi diritti in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e al D.Lgs. 196/2003 come successivamente integrato e modificato dal D.lgs. 101/2018 ("Codice Privacy"). I trattamenti effettuati dal Titolare saranno improntati ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO. Il Titolare del trattamento è AI KOSMO SRL, con sede legale in via Monte Mulat, 38 – 38037 Predazzo (TN), P.IVA n. 02754510226 (di seguito il "Titolare").

2. DATI PERSONALI OGGETTO DEL TRATTAMENTO. Il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali:

Dati forniti volontariamente dall'utente:

• modulo di prenotazione demo: nome, cognome, nome dell'hotel, sito web dell'hotel, numero di telefono, indirizzo e-mail;
• modulo di prenotazione call: nome, indirizzo e-mail, ed eventuali altre informazioni richieste nel modulo di prenotazione per organizzare l'incontro;
• modulo di contatto: nome, cognome, nome dell'hotel, sito web dell'hotel, indirizzo e-mail;
• contatto tramite WhatsApp: numero di telefono e qualsiasi altra informazione che l'utente sceglie di condividere nel corso della conversazione;
• interazione con il Chatbot Intelligente "KOSMO": testo delle conversazioni, domande poste e informazioni fornite volontariamente dall'utente durante l'interazione con l'assistente virtuale. Il Chatbot Intelligente le consente di formulare richieste di informazioni in merito ai servizi offerti sul Sito e di ricevere risposte generate sulla base delle informazioni disponibili sul medesimo. L’interazione avviene inizialmente mediante un sistema di intelligenza artificiale LLM; è tuttavia previsto l’intervento di personale del Titolare in caso di una sua esplicita richiesta oppure qualora il Chatbot Intelligente non sia in grado di fornire risposte esaustive. La invitiamo a non inserire Dati Personali propri o di terzi durante l’interazione con il Chatbot Intelligente, salvo laddove ciò risulti strettamente necessario ai fini della gestione della richiesta.
• agli indirizzi di contatto presenti sul Sito.

Qualora fornisse Dati Personali di terzi nell'utilizzo del Sito, dovrà garantire che il trattamento si fonda su un’idonea base giuridica ai sensi dell’art. 6 del Regolamento, che legittima il trattamento dei Dati Personali in questione. 

Dati di navigazione: i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP, i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del Sito, per controllarne il corretto funzionamento e per identificare anomalie e/o abusi e vengono cancellati immediatamente dopo l'elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni di AI KOSMO SRL o di terzi.

Cookie e altri sistemi di tracciamento: il Sito utilizza cookie tecnici, analitici e di profilazione. Per informazioni dettagliate sulla natura e le finalità dei cookie utilizzati, si rinvia all'apposita Cookie Policy, che integra la presente informativa.(di seguito, i “Dati Personali")

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASI GIURIDICHE E PERIODI DI CONSERVAZIONE. I Dati Personali sono trattati per le seguenti finalità, sulla base delle seguenti condizioni di liceità e vengono conservati per il periodo indicato di seguito:

a) Gestione delle richieste di contatto, prenotazione demo e prenotazione call

• Dati trattati: dati identificativi e di contatto forniti tramite form, WhatsApp o Calendly.
• Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato.
• Periodo di conservazione: tempo necessario al raggiungimento della finalità e, in caso di richiesta di servizi, massimo 24 mesi.

b) Fornitura del servizio di assistenza e navigazione tramite il chatbot "KOSMO"

• Dati trattati: dati identificativi e di contatto, contenuto delle conversazioni.
• Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali/contrattuali (come indicato nel documento).
• Periodo di conservazione: tempo necessario alla gestione della richiesta.

c) Addestramento degli algoritmi di intelligenza artificiale

• Dati trattati: contenuto delle conversazioni, dati di navigazione e altre informazioni raccolte.
• Base giuridica: legittimo interesse del Titolare al miglioramento dei servizi AI.
• Periodo di conservazione: tempo strettamente necessario al miglioramento del servizio; successivamente i dati vengono aggregati e anonimizzati non appena tecnicamente possibile.

d) Soft spam

• Dati trattati: dati di contatto (email, telefono).
• Base giuridica: legittimo interesse del Titolare e art. 130, comma 4, Codice Privacy.
• Periodo di conservazione: fino all’esercizio dell’opt-out, comunque massimo 24 mesi.

e) Adempimento di obblighi legali, contabili e fiscali

• Dati trattati: dati anagrafici, di contatto e fiscali.
• Base giuridica: obbligo legale a cui è soggetto il Titolare.
• Periodo di conservazione: secondo i tempi previsti dalla normativa (es. 10 anni per obblighi contabili) e per eventuale difesa in giudizio.

f) Sicurezza e corretto funzionamento del sito

• Dati trattati: dati di navigazione (es. indirizzi IP).
• Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla tutela del patrimonio aziendale e della sicurezza del sito e degli utenti.
• Periodo di conservazione: per il tempo necessario alla finalità.

Per ulteriori informazioni in merito ai periodi di conservazione dei Dati Personali ed ai criteri utilizzati per determinare tali periodi, la pregiamo di rivolgersi all’indirizzo: daniele@aikosmo.com.

4. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO E MISURE DI SICUREZZA. Il trattamento dei Dati Personali è effettuato con strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. In conformità con i principi di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (art. 25 GDPR) e con gli obblighi di sicurezza (art. 32 GDPR), il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. Tali misure includono, ove opportuno, la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali.

5. DESTINATARI E TRASFERIMENTI DEI DATI PERSONALI. I suoi Dati Personali potranno essere trasmessi ai seguenti destinatari:

• Persone autorizzate al trattamento ex art. 29 GDPR nell’ambito delle proprie mansioni, e che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (p.es. dipendenti, collaboratori);

• Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, che trattano Dati Personali per conto del Titolare e in virtù di un contratto con quest’ultimo, quali (i) fornitori di servizi di hosting, manutenzione IT, piattaforme per la pianificazione di appuntamenti (es. Calendly), piattaforme di comunicazione (es. WhatsApp), e fornitori di piattaforme di intelligenza artificiale;

• Titolari autonomi del trattamento, quali società e professionisti per la gestione amministrativa e legale;

• Soggetti, enti od autorità, a cui sia obbligatorio comunicare i suoi Dati Personali in forza di disposizioni di legge o di ordini di autorità.

Alcuni dei suoi Dati Personali sono condivisi con destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare verso gli Stati Uniti. In tal caso, il Titolare assicura che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 44 e ss. GDPR), stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea o verificando l'adesione del fornitore a meccanismi di certificazione come il Data Privacy Framework. Per ricevere ulteriori informazioni in merito al trattamento dei da parte di terzi e sul trasferimento dei suoi Dati Personali, potrà rivolgersi all’indirizzo: daniele@aikosmo.com.

6. I SUOI DIRITTI. In qualità di interessato, Lei può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, e in particolare:

• Diritto di accesso (art. 15): ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, accedere ai dati e alle informazioni relative al trattamento;

• Diritto di rettifica (art. 16): ottenere la correzione dei dati personali inesatti. Con specifico riferimento ai sistemi di IA, il Titolare mette a disposizione strumenti per chiedere e ottenere la correzione di dati trattati in maniera inesatta nella generazione dei contenuti;

• Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio", art. 17): ottenere la cancellazione dei dati personali, qualora ciò risulti tecnicamente possibile e ricorra una delle condizioni previste dalla norma;
• Diritto di limitazione del trattamento (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento in determinate ipotesi;
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano;
• Diritto di opposizione (art. 21): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali per finalità di marketing diretto e per trattamenti basati sul legittimo interesse del Titolare, come l'addestramento degli algoritmi;

Le richieste possono essere rivolte al Titolare all’indirizzo: daniele@aikosmo.com. In ogni caso Lei ha sempre diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo competente (in Italia: Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi Dati Personali sia contrario alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali. La informiamo, inoltre, che può revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento dei suoi Dati Personali per tutti i trattamenti ulteriori e non necessari al fine dell’erogazione dei servizi. In particolare, ha facoltà di esercitare in ogni momento l’opt-out in merito alla ricezione comunicazioni promozionali cliccando sul link di disiscrizione presente in calce a ogni nostra e-mail, oppure scrivendo all’indirizzo e-mail: daniele@aikosmo.com. Occorre evidenziare, tuttavia, che la revoca del Suo consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca, così come previsto dall’art. 7(3) del Regolamento.

7. UTILIZZO DI SISTEMI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE. Il servizio di Chatbot Intelligente KOSMO si avvale di tecnologie di intelligenza artificiale, in particolare, LLM. In linea con i principi di trasparenza sanciti dalla normativa europea AI ACT, GDPR e nazionale L. 132/2025, desideriamo fornirle le seguenti informazioni:

• Obbligo di trasparenza: La informiamo che sta interagendo con un sistema che utilizza componenti di AI. Tale sistema è stato progettato per assistere il personale di AIKOSMO nell'interpretazione e smistamento delle Sue richieste.

• Funzionamento e logica del sistema: il sistema di AI analizza il testo delle Sue richieste per comprenderne il contenuto e la finalità e indirizzarle al reparto di competenza.

• Supervisione umana e assenza di decisioni automatizzate: Le garantiamo che il sistema di AI opera come strumento di supporto per il nostro personale. Nessuna decisione che produca effetti giuridici o che incida in modo analogo e significativo sulla Sua persona (ai sensi dell'art. 22 del GDPR) viene presa in modo esclusivamente automatizzato. Ogni richiesta complessa, addebito o decisione rilevante è soggetta a revisione e validazione da parte di un operatore umano.

• Correttezza e non discriminazione: i sistemi di AI sono stati sviluppati e vengono periodicamente monitorati per minimizzare il rischio di errori e di effetti discriminatori, in linea con le migliori prassi e con i requisiti normativi.

8. MODIFICHE. AI KOSMO SRL si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente informativa, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Verrà informato di tali variazioni attraverso la loro pubblicazione sul Sito. AI KOSMO SRL La invita quindi a visitare con regolarità questa sezione per prendere visione della versione più recente ed aggiornata versione dell’informativa privacy.

Data ultimo aggiornamento: novembre 2025